Menu basico
De Orfeo
MANUAL DE USUARIO FINAL
Faltan agregar Imagenes.
Contenido |
Búsqueda Básica:
• Una selección que indica el lugar en el que se encuentra ubicado el usuario compuesto por:
Un rotulo denominado “LISTADO DE:” que corresponde al campo “Expedientes”. Un rotulo denominado “USUARIO:” que corresponde al valor del nombre del usuario actual. Un rotulo denominado “DEPENDENCIA:” que corresponde al valor del nombre de la Dependencia actual.
• La segunda sección corresponde a las opciones de búsqueda por:
Una caja de texto habilitada para escritura rotulado como “Expediente”. Una caja de texto habilitada para escritura rotulado como “Radicado”. Una lista de selección rotulada como “Fecha de Inclusión Inicial y Final”. Por defecto se toma un rango de 1 mes. Un botón en estado habilitado rotulado como “Buscar”. Lista de selección de las dependencias existentes en el sistema. Por defecto esta se encuentra seleccionada en “Todas las dependencias” Un rotulo denominado “Listar por:” correspondiente a la sección de ordenamiento de los registros presentados de acuerdo con su estado (Por Archivar / Archivados /Por Excluir) cada uno con un link de acceso. Según el hipervínculo seleccionado, el sistema presenta las listas de documentos presentes en la lista ordenada por el criterio del mismo.
• De acuerdo con la búsqueda solicitada el sistema despliega la información encontrada. Por defecto se muestra la lista de los documentos pendientes “Por Archivar”
Las columnas que se presentan están identificadas por los siguientes encabezados:
“Radicado Entrada”. Equivale al número de radicado del documento que ya ha sido incluido en expediente virtual y que esta pendiente por archivar en fisico. “Fecha Radicado”. Fecha de radicación del documento incluido en el expediente virtual. “Expediente”. Número del expediente virtual en el que fue incluido el radicado. “Fecha Inclusión”. Fecha en la que el usuario de la dependencia o de la unidad productora que incluyó el documento en el expediente virtual. “Tipo Documental”. Muestra el tipo documental asignado al Radicado de acuerdo con la tabla de retención documental de cada entidad. “Archivado?”. Equivale al valor “Si” si el documento ya ha sido ubicado físicamente dentro de su expediente y a “No” en caso contrario. Además son hipervínculos que llevan al usuario a la vista de Ubicación Física del Expediente. Se despliega una tabla la cual se describe en el numeral B.1.4 de este documento.
-“Ubicación”. Corresponde a la ubicación física del expediente, listándose de la siguiente forma: por ejemplo (Edificio (“Sigla del edificio”),Piso(“Sigla del piso ”), Estante(ES),Entrepaño(EN) y Caja(C)), separado por rayas y según clasificación de cada entidad. Estas siglas son parametrizables y corresponden al campo que se llama en el administrador del modulo. Estos encabezados además son hipervínculos que permiten que el usuario ordene la lista presentada de acuerdo a la columna del encabezado que seleccione.
• Al dar clic en el link “Archivados”, el sistema trae los radicados que ya se encuentran ubicados físicamente en el respectivo expediente. (Estos se muestran de color verde) El encabezado de búsqueda se mantiene y se visualizan los radicados con la fecha de archivo correspondiente. Adicionalmente se obtiene el link para ingresar a la búsqueda Avanzada.
Las columnas que se presentan están identificadas por los siguientes encabezados:
-“Radicado Entrada”. Equivale al número de radicado del documento que ya ha sido incluido en el expediente virtual y que esta pendiente por archivar en fisico. -“Fecha Radicado”. Fecha de radicación del documento incluido en el expediente virtual. -“Expediente”. Número del expediente virtual en el que fue incluido el documento. -“Fecha Inclusión”. Fecha en la que el usuario de la dependencia o de la unidad productora que incluyó el documento en el expediente virtual -“Tipo Documental”. Muestra el tipo documental asignado al Radicado de acuerdo con la tabla de retención documental de cada entidad. -“Archivado Por”. Muestra el login de la persona que archivo en físico este radicado. -“Fecha de Archivo”. Corresponde a la fecha en la que el documento ha sido ubicado físicamente dentro de su expediente. No deben haber radicados que no hayan sidos incluidos en un expediente virtual. Se despliega una tabla la cual se describe en el numeral B.1.4 de este documento.
1.3 Al dar clic en el link “Por Excluir”, el sistema trae los documentos que han sido solicitado para excluir y que se encontraban ubicados físicamente. (Estos se muestran de color rojo). Aparecen las siguientes opciones: El encabezado de búsqueda se mantiene y se visualizan los radicados con la fecha de archivo correspondiente.
Las columnas que se presentan están identificadas por los siguientes encabezados: -“Radicado Entrada”. Equivale al número de radicado del documento que ya ha sido incluido en expediente virtual y que esta pendiente por archivar en fisico. -“Fecha Radicado”. Fecha de radicación del documento incluido en el expediente virtual. -“Expediente”. Número del expediente virtual en el que fue incluido el documento. -“Fecha Inclusión”. Fecha en la que el usuario de la dependencia o de la unidad productora que incluyó el documento en el expediente virtual. -“Tipo Documental”. Muestra el tipo documental asignado al Radicado de acuerdo con la tabla de retención documental de cada entidad. -“Ubicación”. Corresponde a la ubicación física del expediente, listándose de la siguiente forma: por ejemplo (Edificio(ED),Estante(ES),Entrepaño(EN) y Caja(C)), separado por rayas y según clasificación de cada entidad. Estas siglas son parametrizables y corresponden al campo que se llama en el administrador del modulo. -“Fecha de Archivo”. Corresponde a la fecha en la que el documento ha sido ubicado físicamente dentro de su expediente. No presenta ningún valor en caso de que el documento no haya sido incluido en el expediente virtual. Se despliega una tabla la cual se describe en el numeral B.1.4 de este documento. -“Excluir”. Muestra un icono con forma de carpeta. Al dar clic en el aparece el siguiente aviso:
1.4. Para clasificar un documento físicamente, se selecciona el hipervínculo de valor “No”, el cual se encuentra en la vista de “Por Archivar” de alguno de los radicados no ubicados físicamente en el expediente al que corresponde. Para las demás vistas el hipervínculo es la “fecha de archivo” que esta ubicado en la columna de “Fecha de Archivo” y muestra la información de ubicación física. 1.5. Presenta la vista de Ubicación Física del documento de acuerdo con la parametrización realizada en el sistema para cada uno de los rótulos de los campos, estos irán apareciendo a medida que se vayan seleccionando cada uno de los ítems. Esta selección se dará a partir del ítem inmediatamente siguiente al de “EDIFICIO”. A su vez si se desea almacenar mas de un radicado de un mismo expediente, basta con seleccionar en el cuadro adjunto al numero de radicado y numero de folios correspondiente a este mismo, que se encuentra en la parte de debajo de la ventana. Además de esto si el radicado posee anexos que no se encuentren en ORFEO bastara con colocar el numero de los folios anexos en el cuadro adjunto al numero del radicado, por otra parte si se desea ingresar nuevas Unidades Documentales en el expediente se selecciona los radicados pertenecientes a esa y se deselecciona los que no sin importar si ya se encuentran archivados o no. El siguiente es un ejemplo de cómo quedaría para un piso seleccionado, el cual esta compuesto por:
El sistema muestra el numero de Unidad Documentales que posee el expediente, dejando por defecto el numero de la Unidad Documental del radicado por donde entro a la pantalla de ubicación, si se desea ver todos los radicados que se encuentran en esta Unidad Documental toca dar clic en el botón “>>”, pero si se desea ver una Unidad Documental especifica basta con colocar el numero en el cuadro de texto anexo al texto “No”, y dar clic en el botón “>>” y se traerán los radicados pertenecientes. Además cuando la Unidad Documental alcanza un máximo estipulado en la entidad aparecerá el siguiente cuadro que dice que debe pasar a la siguiente Unidad Documental.
El usuario determinara los datos del expediente de acuerdo con su ubicación física y da clic en el botón “Archivar”. Apenas se hace esta opción el número de folios del expediente se actualizara sumando todos los folios de cada radicado que se encuentre almacenado físicamente.
El sistema cambia el estado del radicado, indicando que se encuentra “Archivado” y además se generara un registro y una actualización tanto del histórico, como de la tabla de ubicación del expediente, con el login de la persona que ubico físicamente este expediente. Por otro lado si la dependencia no posee el permiso de inclusión a un archivo fisico de un edificio o a un edificio determinado de archivacion no va a poder almacenar en ninguno de los 2, asi como si desea modificar la ubicación fisica de un expediente al que ya se le asigno una ubicación determinada no lo va a poder hacer y le aparecera el siguiente cuadro:
Búsqueda Avanzada
En esta página encontraremos las opciones de búsqueda avanzada, las cuales se pueden ver en la siguiente figura. Las opciones de fecha archivo y fecha de cierre del expediente, se deben habilitar dando clic en el cuadro de selección, si se selecciona solo este cuadro únicamente se busca en la fecha puesta mientras que al dar clic en los 2 cuadros de selección habilita la búsqueda por estos tips desde la fecha puesta hasta el día de hoy. La opción que aparece al lado de “Piso” El resto de las opciones es llenar o escoger las opciones correspondientes y dar clic en “Buscar”.
Reporte por Radicados Archivados
Al dar clic en el link “Reporte por Radicados Archivados”, aparecerá la siguiente pantalla donde podrá generar un reporte de los radicados que han sido archivados físicamente, de acuerdo a cada uno de los ítems solicitados.
En el ítem “Dependencia que Archiva”, se muestran únicamente las dependencias que tienen permiso para archivar documentos. El ítem “Tipo de Radicado” permite filtrar el reporte según sean de entrada, salida, memorandos o resoluciones.
El ítem “Usuario que archiva”, muestra los usuarios que pueden archivar documentos y que pertenecen a la dependencia seleccionada. Las fechas tienen por defecto rango de un mes, pero son modificables. Al dar clic en el botón “Buscar”, aparecerá la siguiente pantalla:
El resultado es un reporte con el número de radicados archivados físicamente por cada usuario y el número de folios. Es posible ver en detalle los radicados archivados por usuario (mediante el link “VER DETALLES”) o todos los radicados archivados (mediante el link “VER TODOS LOS DETALLES”).
Al dar clic en el vínculo “VER DETALLES”, aparece la siguiente pantalla:
Cambio de Colección
Al dar clic en el link “Cambio de Colección” aparecerá la siguiente pantalla donde podrá efectuar esta acción, ya sea por cajas o por expedientes.
Para cualquiera de los 2 ítems la pantalla se divide en 2, la primer parte es por “DATOS ORIGEN ”, en la cual se selecciona los documentos de origen. Para “Por Cajas” las opciones son el año, la dependencia, la serie, subserie y el rango de cajas que se desea mover, el cual muestra en la caja de hasta el máximo numero de cajas que tiene ese año, dependencia, serie y subserie. Y para “ Por Expedientes”, la opción es escribir el numero del expediente y al dar clic en el botón adjunto este traerá los datos del expediente, los cuales se muestran en los campos de selección, los cuales se podrán modificar, así como se podrá seleccionar el rango de la unidad documental que se desea mover.
La segunda parte son los datos de la nueva ubicación, los cuales en el caso de “Por Expediente” se toman como base los datos del mismo expediente. A su vez las determinadas opciones aparecerán a medida que se seleccionan en los menús de selección. Si al seleccionar una opción no se despliega mas opciones esto quiere decir que se llego al ítem anterior al de caja para el de “Por Cajas” o de la unidad documental para el caso de “Por Expediente” Y al dar clic en el botón “Cambiar” se producirá el cambio de colección a las nuevas ubicaciones dadas.
5. Inventario Consolidado Capacidad
Al dar clic en el link “Inventario Consolidado Capacidad” aparecerá la siguiente ventana donde se podrá consultar, dependiendo de la selección inicial de el departamento, el municipio y el edificio, así como de la unidad mínima de almacenamiento; Cuantos (estantes totales, cajas totales, estantes ocupados, cajas ocupadas) para el caso de caja y para el caso de entrepaño (entrepaños totales, estantes totales, entrepaños ocupados, estantes ocupadas), espacio ocupado en m lineales, espacio libre en m lineales y el porcentaje libre que tiene en las bodegas, así como el total de estos valores.
Inventario Documental
Al dar clic en el link “Inventario Documental”, aparecerá la siguiente pantalla donde podrá ingresar la información necesaria para generar el inventario.
• Al seleccionar el año, la dependencia, la serie , la subserie así como un rango de fechas de almacenamiento en archivo, así como el poder escoger un rango de expedientes mostrando en el campo de hasta el máximo numero de expediente que se encuentra con las características seleccionadas, además se contara con un campo de observaciones, las cuales deben ser generales para todo el inventario que se esta realizando. • Al dar clic en el botón “Agregar” la información será insertada en la tabla del inventario documental. • Al dar clic en el botón “Limpiar” la información agregada en el inventario será borrada de la tabla de inventario documental. • Al dar clic en el botón “Generar” aparecerá la siguiente ventana donde se podrá ver el inventario documental en el formato único exigido. Figura 1 • Al dar clic en el botón “CargarCSV” aparecerá la siguiente ventana donde se podrá buscar el archivo a cargar, al dar clic en el botón examinar y al dar clic en el botón de “Cargar”, se ejecutara la acción de carga de los ítems modificados por la bodega.
• Por otra parte al dar clic en el botón “GenerarCSV” que se encuentra en la Figura 1, que es la ventana de “generación del inventario”, aparecerá la siguiente pantalla donde se podrá ingresar el nombre del archivo y al dar clic en el botón “Generar” aparecerá un link con la información de donde se encuentra el archivo. Para poder descargar el archivo se debe dar clic derecho del Mouse y dar clic en la opción de “guardar link en” donde podrá escoger el sitio de descarga en su PC.
Figura 1
Radicados Archivados Sin Expediente
En esta ventana se realiza una búsqueda de radicados que no se encuentren en expediente y que hallan sidos mandados a la dependencia 999 o sea que hallan sido mandados a Archivar. De acuerdo a la selección de la serie, subserie, el tipo documental, el tipo de radicado y un rango de fechas de los radicados; además si se inserta el número del radicado en el campo correspondiente este mostrara si se encuentra en esa dependencia y si no fue incluido en un expediente. Al seleccionar cualquiera de los ítems anteriormente dichos y dar clic el en botón “Buscar”, despliega la siguiente información No Radicado, Fecha Radicado, Serie, Subserie y Tipo Documental. Al dar clic en el hipervínculo del número del radicado se accede a la figura que se encuentra en bodega y al dar clic en el hipervínculo de la fecha ingresara a la pantalla donde se muestran los datos del radicado. 8. Alerta de Traslado de archivos Esta ventana aparecerá como opción del menú principal de archivo, por medio de esta ventana se podrá buscar los radicados que estén próximos a cambiar de estado en archivo. Se predefine un rango de 15 días antes de la fecha actual, para mostrar los radicados, pero este rango puede ser cambiado. En la primera parte muestra los radicados que se encuentran en Archivo de Gestión y en la segunda parte muestra los radicados próximos a pasar a Archivo de Central. (Ver Figuras 2)
Figura 2
Al dar clic en el hipervínculo del número del expediente se accederá a la pantalla donde se muestra de los datos de Ubicación Física y al dar clic en el hipervínculo del número del radicado se accede a la pantalla donde se muestra de los datos del radicado.
9. Búsqueda Archivo Central
En esta ventana se puede buscar por cualquiera de los ítems mostrados o la combinación de ellos, y teniendo en cuenta que para buscar por un rango de fechas toca primero seleccionar el cuadro de selección. Ver figura 3.
9.1 Al dar click en el hipervínculo del número de radicado este nos llevara a la siguiente pantalla donde podrá modificar los datos de este radicado si posee un permiso de archivo 3 o 4, de lo contrario este hipervínculo no se activara. Ver figura 4
9.2 Al dar click en el hipervínculo de la fecha de radicación este nos llevara a la ventana del histórico del radicado, donde se sabrá quien ingreso ese radicado, en que fecha y hora; Así como quien o quienes lo modificaron, la fecha y la hora del mismo. Esto lo podrá ver si posee un permiso de archivo 3 o 4, de lo contrario este hipervínculo no se activara. Ver figura 5.
Figura 3
Figura 5
Figura 4
Búsqueda Archivo Fondo de Gestión
En esta ventana se puede buscar por cualquiera de los ítems mostrados o la combinación de ellos, y teniendo en cuenta que para buscar por un rango de fechas toca primero seleccionar el cuadro de selección. Ver figura 3. 10.1 Al dar click en el hipervínculo del número de radicado este nos llevara a la siguiente pantalla donde podrá modificar los datos de este radicado si posee un permiso de archivo 3 o 4, de lo contrario este hipervínculo no se activara. Ver figura 4 10.2 Al dar click en el hipervínculo de la fecha de radicación este nos llevara a la ventana del histórico del radicado, donde se sabrá quien ingreso ese radicado, en que fecha y hora; Así como quien o quienes lo modificaron, la fecha y la hora del mismo. Esto lo podrá ver si posee un permiso de archivo 3 o 4, de lo contrario este hipervínculo no se activara.
Figura 3
Figura 5
Ingreso Archivo Central
Esta ventana consta de una serie de campos los cuales deben ser llenados de acuerdo al levante de información que se halla hecho en el Archivo Central de la Entidad, esta opción es un desarrollo que aunque se puede acceder a través de ORFEO no esta integrada al mismo y por lo tanto solo funciona como una forma de control de inventarios del Archivo Central, para los radicados que se hacen por ORFEO se debe utilizar las demás opciones con las que cuenta este modulo. Para tener en cuenta el formato que se debe utilizar para el ingreso de las fechas es YYYY/MM/DD, si no son ingresadas de esta forma el sistema botara un error. Los únicos campos obligatorios son el Nro del Expediente, el Nombre o Titulo, las fechas extremas y la vigencia del documento, una vez llenado estos campos se procede a dar clic en el botón “Ingresar” y el registro se ingresara en la tabla correspondiente. Pero si tenemos la información en un archivo Excel lo único que debemos hacer es copiar esta información en un CSV el cual debe tener en la primera fila los nombres predefinidos de las columnas según un formato y como tal debe ser llenado de la misma forma como aparece en el formato siguiente, finalmente se guarda el archivo, se abre después con el bloc de notas se eliminan las comas que tenga y se reemplazan los ‘;’ con ‘,’ .
Una vez hecho esto se le da clic en el botón “Insertar Archivo CSV” seguidamente nos aparecerá la siguiente ventana, donde podremos buscar el archivo y dándole clic en el botón “Cargar” se ingresara la información del mismo a la base de datos
Ingreso Fondo Documental
Esta ventana consta de una serie de campos los cuales deben ser llenados de acuerdo al levante de información que se halla hecho en los Fondos Documentales de la Entidad, esta opción es un desarrollo que aunque se puede acceder a través de ORFEO no esta integrada al mismo y por lo tanto solo funciona como una forma de control de inventarios de los Fondos Documentales con los que cuente la entidad, para los radicados que se hacen por ORFEO se debe utilizar las demás opciones con las que cuenta este modulo. Para tener en cuenta el formato que se debe utilizar para el ingreso de las fechas es YYYY/MM/DD, si no son ingresadas de esta forma el sistema botara un error. Los únicos campos obligatorios son el Nro del Expediente, el Nombre o Titulo, las fechas extremas y la vigencia del documento, una vez llenado estos campos se procede a dar clic en el botón “Ingresar” y el registro se ingresara en la tabla correspondiente
