Modulo Archivo

De Orfeo

El término archivo (latín archīvum) se usa comúnmente para designar el local donde se eliminan los documentos producidos por una entidad como consecuencia de la realización de sus actividades.

 No obstante, "archivo" es una palabra polisémica que se refiere a:
   * El fondo documental, como conjunto de documentos producidos o recibidos por una persona física o jurídica en el ejercicio de sus actividades.
   * El edificio o local donde se custodia dicho fondo.
   * La institución o servicio responsable de la custodia y tratamiento archivístico del fondo.

Contenido

1 Busqueda Basica
- 1.1 Archivo (Depuración)
- 1.2 Archivo Especifico (Depuración Especifica)
  - 1.2.1 Mantenimiento
    - 1.2.1.1 Plateamiento 30-09-2008
2 Busqueda Avanzada
3 Cambio de Colección
4 Inventario Consolidado Capacidad
5 Inventario Documental
6 Radicados Archivados Sin Expediente
7 Alerta Expedientes
8 Referencias

Busqueda Basica

Permite buscar los radicados o expedientes que están por archivar a si mismo tiene la opción de ver los no archivados, por archivar y también tiene la opción de buscarlos por dependencia.

El devuelve un listado de respuesta de la siguiente forma

  Radicado Entrada  Fecha Radicado      Expediente 	Fecha Clasificación   	  Descripcion           	   Archivado ?  Fecha de Archivo
  20068100392712   28-09-2006 15:18 PM  2006812380100006E 	2006-10-09   D.P. SEGUN RESOLUCION 20068100078105 	No

hay que tener en cuenta que cuando selecciona no en la casilla de archivado le permite de depurar el archivo.

Archivo (Depuración)

Es el modo actual que solo permite decir que archivo es archivo.

Archivo Especifico (Depuración Especifica)

El archivo especifico de archivo según el acuerdo no. 042 (octubre 31 de 2002), La ubicación física de los documentos para discriminar en donde se encuentra el archivo de forma rápida , clara y generar formato único de inventario documental

 ACUERDO No. 042 (OCTUBRE 31 DE 2002) Por el cual se establecen los criterios para la organización de los  archivos de gestión en las entidades
 públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Único  Documental y se desarrollan los artículo 21, 22, 23 y 
 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000  hacer click para ver Documento

Teniendo en cuenta este documento se hace el siguiente desarrollo, que depurado especificamente podamos generar la documentación pedida por el archivo general de la nacion.

Mantenimiento

Plateamiento 30-09-2008

Analizando el modulo de archivo se encontró fallas en el modulo de depuración de archivos y hablando con las personas responsables del archivo tenemos estas solicitudes:

Formato LEAME Versionamiento
Aplicación / Modulo / Script :	Modulo Archivo	Fecha de entrega:	30-11-2008	Versión de Orfeo :	3.6 - 3.7
Descripción de la solicitud :
1. Cuando ingresen al formulario de depuración el formulario de ubicación especifica del expediente Sea dinamico no re-carge la pagina cada vez que seleccione una ubicacion. 2. Que la fecha de archivado del radicado no se afectada cuando se archive otro radicado de expediente. 3. La activación del modulo de administración edificios (donde se define la ubicación física del archivo) definir permiso de acceso(usuarios) 4. Generación de formato único de inventario documental
Descripción de la Solucion
Nuevo		X	Corrección		X
1. Modificar archivo/datos_expediente.php y hacer coreciones y depurar 2. Activar el modulo de administracion de edificios. 3. Generar un reporte de lo archivado mes a mes.
Detalle cambios a nivel componentes archivo/datos_expediente.php, Agregar a estadisiticas la visualización y la genracion de archivo pdf para este reporte
Elaboro:		Hardy Deimont	Aprobo