De Orfeo

Envío de radicados vía correo electrónico

Propósito y Alcance

Propósito

El propósito de este documento es evaluar alternativas de software libre que permitan que el sistema de gestión documental pueda generar reportes definidos por los usuarios de forma ágil y dinámica con la información pertinente a sus procesos y al estado de los expedientes dentro del flujo documental

Alcance

Llegar a definir un producto recomendable para el sistema de gestión documental que pueda ser integrado al producto actual y al proyecto de re ingeniería que cuente con la suficiente documentación a nivel técnico y de uso

Problema

Las diferentes dependencias que actualmente usan el flujo documental dentro de sus labores diarias necesitan un mecanismo de seguimiento del estado y días de vencimiento de los objetos documentales que pueden causar traumatismos a toda la entidad. El módulo actual que permite obtener estos informes presenta una información parcial de estos estados y no permite que los funcionarios puedan hacer nuevos informes con la información necesaria para su trabajo.

Oportunidad de Negocio

Los productos de gestión documental y de flujo de procesos deben contar con un módulo de gestión de reportes que genere la información en tiempo real que los usuarios demandan de él, haciendo esta evaluación y posterior implante hacemos que la herramienta fortalezca este aspecto. Y que la experiencia del usuario al generar reportes de la información sea más definible y menos estática, haciéndola más pertinente y amplia.

Planteamiento del Problema

Enunciado del Posicionamiento del Producto

Definición de Conceptos

Descripción del Sistema

El módulo de estadísticas de procesos en Orfeo es un conjunto de funcionalidades que se adicionan al Sistema de Gestión Documental ORFEO, en el módulo de Estadísticas y tendrá las siguientes características:

• Posibilidad de obtener los datos de las fuentes actuales de Orfeo, bases de datos y repositorios
• Generación de reportes personalizados, de la información del estado de los procesos
• Interfase de visualización de los resultados vía web
• Generación de los reportes en otros formatos, de fácil tratamiento y divulgación

En este documento se analizará el software de BI (Bussiness Intellingence) Pentaho y se evaluará su pertinencia y capacidad extraer información valiosa de las bases de datos de Orfeo.

Diagrama general del Sistema

Usuarios del Sistema

Funcionarios.

Funcionarios de todas las dependencias que tengan acceso al módulo de estadísticas en Orfeo, y que tengan dentro de sus funciones la labor de hacer seguimiento de los objetos documentales (Radicados,expedientes,anexos) dentro de los flujos documentales, que se tienen actualmente en producción y para los nuevos flujos que se definan en el futuro

Reglas del Negocio

1. El módulo o software debe proveer a los usuarios la posibilidad de acceder a los reportes que son creados únicamente para su perfil determinado
2. Los informes sobre los procesos deben poder ser vistos en varios formatos de archivo, que permitan su fácil manipulación
3. Estos informes deben ser dinámicos y deben reflejar el estado de los objetos documentales el el momento en el que se solicite el informe

Actividades

Requerimientos funcionales

Diagramas de Casos de Uso

Especificación de Casos de Uso

Modelo de Diseño

Diagrama de Clases

N/A

Modelo de Datos

No se crearon nuevas tablas, vistas u otro modelo de datos para el desarrollo

Requerimientos de Interfaz

Instalación de Pentaho

El sistema de inteligencia de negocios Pentaho BI, se entrega de forma binaría y la instalación es totalmente gráfica, se soportan los sistemas operativos RedHat Linux ES 5.0 y SuSE Linux Enterprise Server 10, entre otros. Para más información, se recomienda visitar el sitio web del proyecto http://www.pentaho.com/

Entrada a Pentaho

Una vez instalado el producto se puede acceder a el via web, apuntando el navegador a la URL http://localhost:8080/pentaho, el producto tiene algunos usuarios creados de forma predeterminada de los cuales Joe tiene permisos de administrador, la contraseña de todos es 'password'

Una vez dentro del sistema se puede navegar a tráves de los ejemplos ya creados en pentaho de informes y dashboards.

Archivo:PentahoLoginIII.png

Archivo:PentahoLoginIV.png

Creación de informes

Pentaho utiliza una sintaxis especial en formato XML, para almacenar la definición de sus reportes y existen varios mecanismos para crearlos, en este documento se revisará la herramienta Pentaho Report Designer, que es la mejor alternativa para definir diseñar y publicar los reportes generados con la herramienta.

Esta herramienta, también esta liberada bajo el esquema de licenciamiento de GPL y esta disponible para varios sistemas operativos GNU/Linux.

El proceso de instalación es a través de un archivo binario que se consigue en el sitio web del proyecto http://www.pentaho.com

Asistente de creación de reportes

La forma más rápida para la creación de reportes es el uso asistente que tiene la herramienta, el cúal nos permite definir el origen de los datos, la consulta en la que se basará el reporte y la presentación que tendrá este una vez publicado para ser visto por los usuarios.

Vamos a realizar un ejemplo con la base de datos de prueba de Orfeo, para crear un reporte que nos permita saber cuantos archivos ha digitalizado un usuario y poder reasignar trabajo entre los demás encargados de este.

1.Preparación del data source

Para esto debemos entrar a la herramienta de Pentaho Report Designer y dentro del menú FILE seleccionar la entrada Add data source ingresar los datos necesarios para la conexión con la base de datos , en Conection type, seleccionamos JNDI y agregamos una nueva conexión de este tipo haciendo click en Add allí en una ventana se nos preguntan los datos de esta nueva conexión de origen de datos, los datos necesarios son:

JNDI Name : Nombre de la conexión JNDI este es un nombre descriptivo Connect String: cadena de la conexión de datos jdbc:oracle:thin:@1.1.1.1:1521:dbtest, dirección IP, puerto y base de datos User name: nombre de usuario para la conexión Password: contraseña para la conexión

Una vez se diligenciados estos datos se puede probar la conexión haciendo click en Test, si aparece el mensaje Conection Sucessful ya se puede continuar con los pasos siguientes, además de conexiones con la BD Oracle se pueden realizar conexiones con otros motores como HSQLDB, DB2, MySQL entre otros.

2. Datos generales del reporte

En el primer paso de la creación del reporte se debe diligenciar el título del reporte, una descripción y un estilo de creación del reporte para ser visualizado.

3. Definición del origen del reporte

El Sistema muestra la ventana principal del módulo de envío y en la parte superior muestra la entrada para envío de correspondencia y se selecciona el vínculo normal

Plan de Pruebas

Formato Versionamiento

2008

1.0