De Orfeo

RADICACION DE CORREOS ELECTRONICOS DE ENTRADA Y DE SALIDA

Introducción

La implantación y el uso del correo electrónico de forma masiva en las organizaciones ha tenido un éxito sin precedentes. Debido a las ventajas que tiene como sistema de comunicación, el correo electrónico se convierte rápidamente en vehículo de comunicación entre las organizaciones tanto al interior como al exterior de las mismas.

De ahí la importancia de implementar un Sistema que permita manejar el volumen de la información que se intercambiada mediante este medio de tal forma que pueda ser Radicado y registrado directamente en el sistema de Gestión Documental Orfeo.

Propósito y Alcance

Propósito

El propósito de la implementación de este Modulo es permitir la Radicación de la información, que se intercambia a través del correo electrónico, cuando así lo requiera la Organización.

Alcance

Esta funcionalidad afectará el módulo de radicación tanto de entrada como de salida .

Problema

Oportunidad de Negocio

Este sistema permitirá a la Entidad o a la Empresa reducir los tiempos asociados al proceso de radicacion de la informacion que se intercambia por correo electrónico , cuando así lo requiera la Organización

Planteamiento del Problema

Enunciado del Posicionamiento del Producto

Definición de Conceptos

Descripción del Sistema

Radicación de Correos Electrónicos de Entrada y Salida es un conjunto de funcionalidades que se adicionan al Sistema de Gestión Documental ORFEO y tendrá las siguientes características:

       -Radicación de la información que se intercambia vía correo Electrónico
       -Generación en formato pdf de los archivos Radicados vía Correo Electrónico

Inicialmente se sugiere basar el desarrollo en el paquete Mail_IMAPV2 de Pear

Diagrama general del Sistema

Usuarios del Sistema

Usuario Radicador Email.

Usuario Básico con permisos adicionales los cuales les permite acceder a esta opción.

Reglas del Negocio

1. El módulo debe proveer la opción de Radicación de correos electrónicos solo a los usuarios que tengan los permisos necesarios

Actividades

Requerimientos funcionales

Diagramas de Casos de Uso

Especificación de Casos de Uso

Modelo de Diseño

Diagrama de Clases

Modelo de Datos

Requerimientos de Interfaz

Una vez en el Sistema de Gestión Documental ORFEO el usuario debe seguir los siguientes pasos, para Radicar un Correo de Entrada:

1. Seleccionar el vinculo de e-Mail, en la sección de RADICACION

2. El Sistema despliega la lista de Correos de la cuenta del usuario, correspondiente a la carpeta porRadicar. En esta se detalla el Asunto, Remitente, Fecha, Adjuntos asociados al correo y el link Acciones. E cual se utiliza para habilitar la opción de Radicar el mensaje.

3. Al seleccionar Radicar El sistema activa el proceso normal de Radicación de documentos.
El Sistema despliega una vista donde se realiza una verificación previa para saber si el documento ha sido recibido por otro medio y ya se encuentra radicado, o para realizar las relaciones de anexo y asociado según sea el caso.

Archivo:RadiEntrada1.jpg

Para alimentar esta información se da click sobre el botón “BUSCAR”,

El sistema envía una nueva pantalla para realizar el cargue de la información que será incluida en la radicación de entrada y debe ser previamente buscada en una base de datos con el fin de garantizar que la información esté completa y sea la correcta.

   a) Seleccionar los datos que se necesitan de acuerdo al tipo de documento usuario, ESP u Otro tipo de empresa.
   b) Si se tiene el número de documento o de identificación se puede buscar por este campo.
   c) Si se tiene el nombre del destinatario.
   d) Seleccionar el botón “BUSCAR”, para realizar la búsqueda.

Cuando la búsqueda ha sido efectiva, se selecciona en la parte derecha al final del registro (COLOCAR COMO) el link, dependiendo el papel que va a desempeñar durante el trámite del documento.

Los datos seleccionados aparecerá ubicándose en el módulo DATOS A COLOCAR EN LA RADICACION, y si la información es correcta se debe dar clic en el vínculo PASAR DATOS AL FORMULARIO DE RADICACION.

En este momento se cierra esta ventana y los datos escogidos son ubicados en el primer módulo, para que se complete la información como:

1.Dignatario: Corresponde a la persona que firma el documento (para el caso de empresas)
2.Asunto
3.Medio de Recepción
4.Descripción de anexos
5.Dependencia a la cual será radicada (Responsable del trámite del documento)

Cuando la información se encuentra completa se da clic en el botón "RADICAR"

4. El sistema despliega una pantalla con el número de radicación de entrada (-2) de acuerdo al consecutivo correspondiente para la dependencia que se encuentra radicando. Este número será el que va a identificar el documento durante todo el proceso. En este paso puede asociar el Radicado al Email.

5. Al seleccionar Asociar Email se activa una ventana para confirmación de la acción. En esta se indica a usuario las operaciones asociadas a esta operación: cargue en la Bodega de imagenes, borrado de la lista de correos de la cuenta del usuario.

Plan de Pruebas

Formato Versionamiento

2008

1.0