De Orfeo

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Introducción

La implantación y el uso del correo electrónico de forma masiva en las organizaciones ha tenido un éxito sin precedentes. Debido a las ventajas que tiene como sistema de comunicación, el correo electrónico se convierte rápidamente en vehículo de comunicación entre las organizaciones tanto al interior como al exterior de las mismas.

De ahí la importancia de implementar un Sistema que permita manejar el volumen de la información que se intercambiada mediante este medio de tal forma que pueda ser Radicado y registrado directamente en el sistema de Gestión Documental Orfeo.

Propósito y Alcance

Propósito

El propósito de la implementación de este Modulo es permitir la Radicación de la información, cuando así lo requiera la Organización.

Alcance

Esta funcionalidad afectará el módulo de radicación tanto de entrada como de salida .

Problema

Oportunidad de Negocio

Este sistema permitirá a la Entidad o a la Empresa reducir los tiempos asociados al proceso de radicacion de la informacion que se intercambia por correo electrónico , cuando así lo requiera la Organización

Planteamiento del Problema

El Problema de	Radicar la información que ingresa y se genera
Afecta a	Todas las Dependencias de la Organizacion
Su impacto es	Tiempos asociados el proceso
Una solución satisfactoria sería	Un sistema que permita Radicar los documentos que se intercambian

Enunciado del Posicionamiento del Producto

Para	Todas las Dependencias de la Organización
Quienes	Tiene que realizar el proceso de
El Sistema	Radicación de documentos de Entrada y Salida
Que	Permitira Radicar los documentos que se reciben y se generan internamente
A diferencia de	Sistema Actual de Procesamiento de la Información que se intercambia
La mejora del sistema	Radicación de documentos de Entrada y Salida

Definición de Conceptos

Descripción del Sistema

Radicación de Correos Electrónicos de Entrada y Salida es un conjunto de funcionalidades que se adicionan al Sistema de Gestión Documental ORFEO y tendrá las siguientes características:

       -Radicación de la información que se intercambia vía correo Electrónico
       -Generación en formato pdf de los archivos Radicados vía Correo Electrónico

Inicialmente se sugiere basar el desarrollo en el paquete Mail_IMAPV2 de Pear

Diagrama general del Sistema

Usuarios del Sistema

Usuario Radicador.

Usuario radicador de correspondencia con permisos para radicar documentos.

Reglas del Negocio

Los radicados internos solo pueden tener como remitente y destinatario algún funcionario de la entidad/empresa.
Los radicados generados por la empresa/entidad pueden tener como remitente algún funcionario de la entidad y como destinatario algún ciudadano, empresa/entidad o funcionario de la misma entidad.
Los radicados externos a la entidad/empresa pueden tener como remitente algún ciudadano, empresa/entidad o funcionario de la misma entidad.
Al iniciar un nuevo año, las secuencias asociadas al consecutivo de radicación deben reiniciarse.
El código de radicación debe ser parametrizable y se debe poder definir la información que lo conformará.
Para radicados externos e internos se debe poder anexar uno o más documentos.
Todo tipo de radicado debe tener una imagen o documento asociado.
El funcionario debe haber generado el documento a partir de una plantilla con los campos de combinación respectiva para capturar los datos desde Orfeo. El documento a radicar como documento principal puede ser un documento .odt, .doc, .ods o .xls.

Actividades

Actividad	Fecha	Responsable	Entregable
Analisis	25-03-2008	Donaldo Jinete	Documentación requerimiento
Diseño	25-04-2008	Orlando Burgos	Diagrama Sistema
Implementación	25-05-2008	Orlando Burgos	Prototipos de Interface de Usuario
Pruebas	2008	Liliana Gómez	Casos de Pruebas Funcionales
Despliegue y Seguimiento	2008	Orlando Burgos	Modelo de Despliegue

Requerimientos funcionales

Diagramas de Casos de Uso

DG 01 DIAGRAMA: CASO DE USO RADICACION CORREOS ELECTRONICOS ENTRADA
Autor:	Donaldo Jinete
Fecha:	27-03-2008

Descripción:

Especificación de Casos de Uso

</tr>

RQF 01: CASO DE USO RADICACION
Autor:	Marly Guarin - Nhora Cely
Fecha:	17-03-2009
Descripción: Procedimiento radicación de documentos y en el cual el sistema asigna un número de radicación único para identificarlo en el sistema.
Actores: Usuario radicador de correspondencia con permisos para radicar documentos.
Precondiciones: El usuario radicador debe tener un login y una contraseña de validación en el sistema. El usuario radicador debe haber ingresado al sistema. El usuario radicador debe tener permisos de radicación en el sistema. El usuario radicador debe tener permisos de digitalización en el sistema. El documento a radicar debe tener un remitente, dirección y asunto. El usuario radicador debe haber verificado que el documento no pertenezca a un proceso al cual debe ir como anexo o asociado.
Flujo Normal:
Acción del actor	Acción del sistema
1. Ingresar al modulo de radicación.
	2. Verificar con los datos del documento si existen antecedentes. (Si ya está radicado se imprime el respectivo sticker). 2.1. La consulta se puede realizar mediante cualquier criterio de búsqueda. 2.2. Se debe poder definir la relación anexo o asociado entre el documento que se está radicando y el antecedente encontrado.
3. Si no se encuentran antecedentes se registran los datos del documento.
	4. Se carga el formulario de radicación para digitar los datos del REMITENTE a quien hace referencia el documento. Se debe poder definir los campos del formulario y las validaciones que se realizarán sobre cada uno de ellos.
5.Ingresar los datos en el formulario de radicación.
6. Se selecciona la dependencia a la cual va dirigido el documento para dar trámite. 6.1. Se selecciona el funcionario a quien se le asignará el documento para realizar el trámite. 6.2. Se selecciona(n) el (los) funcionario(s) a quien(es) se le(s) informará el documento.
	7. Se listan los tipos de radicación que pueden ser generados por el usuario según los permisos definidos.
8. Se selecciona el tipo de radicación a realizar.
9. Radicar el documento.
	10. Genera y muestra el número de consecutivo de radicación.
	11. Se almacena la información relacionada con la acción realizada (histórico).
	12. El sistema envía un mensaje de alerta al Orfeo del usuario a quien fue direccionado el documento y al (a los) funcionario(s) a quien(es) se le(s) informó.
13. Se imprime el respectivo sticker (si el documento radicado corresponde a uno que ingreso a la entidad para dar algun tipo de trámite).
Flujo Alterno: No está registrado el remitente/destinatario.
Acción del actor	Acción del sistema
1. Ingresar los datos del ciudadano o empresa/entidad.
	2. Almacenar los datos del ciudadano o empresa/entidad.
Error durante la generación del radicado.
Acción del actor	Acción del sistema
	1. Registrar la causa del error durante la generación del radicado y generar el registro de anulación.
2. Ejecutar los pasos del flujo básico o normal.
Poscondiciones: El número de radicado generado debe ser único. Una vez radicado el documento el sistema envía un mensaje de alerta al Orfeo del usuario a quien fue direccionado el documento o a quienes se les informó, indicando en que bandeja llegó. Se debe poder activar/desactivar esta funcionalidad. El registro del radicado de acuerdo a la parametrización llega a la bandeja de entrada del usuario quien va a dar trámite y se informará a la(s) persona(s) competente(s) de la(s) dependencia(s). La imagen se asocia posteriormente en el proceso de digitalización.

Modelo de Diseño

Diagrama de Clases

Modelo de Datos

Requerimientos de Interfaz

Una vez en el Sistema de Gestión Documental ORFEO el usuario debe seguir los siguientes pasos, para Radicar un Correo de Entrada:

1. Seleccionar el vinculo de e-Mail, en la sección de RADICACION

2. El Sistema despliega la lista de Correos de la cuenta del usuario, correspondiente a la carpeta porRadicar. En esta se detalla el Asunto, Remitente, Fecha, Adjuntos asociados al correo y el link Acciones. E cual se utiliza para habilitar la opción de Radicar el mensaje.

3. Al seleccionar Radicar El sistema activa el proceso normal de Radicación de documentos.
El Sistema despliega una vista donde se realiza una verificación previa para saber si el documento ha sido recibido por otro medio y ya se encuentra radicado, o para realizar las relaciones de anexo y asociado según sea el caso.

Archivo:RadiEntrada1.jpg

Para alimentar esta información se da click sobre el botón “BUSCAR”,

El sistema envía una nueva pantalla para realizar el cargue de la información que será incluida en la radicación de entrada y debe ser previamente buscada en una base de datos con el fin de garantizar que la información esté completa y sea la correcta.

   a) Seleccionar los datos que se necesitan de acuerdo al tipo de documento usuario, ESP u Otro tipo de empresa.
   b) Si se tiene el número de documento o de identificación se puede buscar por este campo.
   c) Si se tiene el nombre del destinatario.
   d) Seleccionar el botón “BUSCAR”, para realizar la búsqueda.

Cuando la búsqueda ha sido efectiva, se selecciona en la parte derecha al final del registro (COLOCAR COMO) el link, dependiendo el papel que va a desempeñar durante el trámite del documento.

Los datos seleccionados aparecerá ubicándose en el módulo DATOS A COLOCAR EN LA RADICACION, y si la información es correcta se debe dar clic en el vínculo PASAR DATOS AL FORMULARIO DE RADICACION.

En este momento se cierra esta ventana y los datos escogidos son ubicados en el primer módulo, para que se complete la información como:

1.Dignatario: Corresponde a la persona que firma el documento (para el caso de empresas)
2.Asunto
3.Medio de Recepción
4.Descripción de anexos
5.Dependencia a la cual será radicada (Responsable del trámite del documento)

Cuando la información se encuentra completa se da clic en el botón "RADICAR"

4. El sistema despliega una pantalla con el número de radicación de entrada (-2) de acuerdo al consecutivo correspondiente para la dependencia que se encuentra radicando. Este número será el que va a identificar el documento durante todo el proceso. En este paso puede asociar el Radicado al Email.

5. Al seleccionar Asociar Email se activa una ventana para confirmación de la acción. En esta se indica a usuario las operaciones asociadas a esta operación: cargue en la Bodega de imagenes, borrado de la lista de correos de la cuenta del usuario.

Plan de Pruebas

Formato Versionamiento

Formato LEAME
Aplicación : RADICACION CORREOS ELECTRONICOS DE ENTRADA Y SALIDA
Fecha de entrega:	2008
Versión :	1.0
Descripción de la solicitud :
Descripción de la Solucion :
Nuevo	Corrección
Detalle cambios a nivel BD ( Referenciacion archivos scripts)
Detalle cambios a nivel componentes, clases
Elaboro	Aprobo

Requerimientos-Radicacion